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賃貸オフィスコラム

オフィス移転最大の難関「入居審査」の流れとポイント

気に入ったオフィスを見つけ、入居手続きを進めて書類の提出を済ませると、入居審査が行われますが、これはオフィス移転最大の難関となります。書類に不備がなかったとしても、審査を通過しなければ入居することはできず、オフィス移転の支障となってしまいます。

今回は、オフィス移転の際に避けては通れない、入居審査の流れと注意すべきポイントについて解説していきます。

オフィスの入居審査の流れ

入居審査の流れ

内見などを経て気に入ったオフィスを見つけたら、申込書類に必要事項を記入し、登記簿謄本や決算書、事業計画書などを添えて貸主側(ビルオーナーなど)に提出し、入居申し込みをします。

設立間もない会社など、場合によっては代表者の経歴書や収入証明書などの提出も求められます。後述しますが、別途書類の提出を求められた場合には、借主側の信用性にも関わりますので、提出を求められた書類は速やかに提出する必要があります。余裕をもって書類の準備をしておきましょう。

貸主側からの承諾を得られて審査を通過すれば、賃貸借契約を結び、旧オフィスの原状回復工事の手配など本格的に移転作業に着手することになります。逆に、審査に通らなかった場合、資金や予算があったとしてもそのオフィスには入居できないので、新たに別のオフィスを探し申し込み直すことになります。

入居審査のポイント

入居審査

入居審査において、貸主側(ビルオーナーなど)が注目する点は、ズバリ「信用性」です。

業種や事業内容によって、集客性や企業の評判・印象はどうか、といった点が問われます。業種の如何や集客性・評判の良し悪しによっては、ビル全体の評判を落としてしまう可能性もあるので、貸主側が渋って審査に落ちてしまう可能性があります。

また、法人としての支払い能力・連帯保証人の支払い能力は当然ながら、帝国データバンクに登録されている情報や事業の将来性など、提出した書類だけでは分からない点まで問われます。

審査項目が多数に渡るため、書類に不備もなく、必要な情報を出せば、必ず審査を通過できる、というわけではありません。

入居審査通過のコツ

入居審査通過のコツ

貸主のタイプや好みによって審査基準が1つに定まっていないのが入居審査の難しい点ですが、先述した通り大事になってくるのが「信用性」です。企業の良い点を貸主側に正しく伝えることができるよう、以下のポイントを押さえるようにしましょう。

・審査書類は余裕をもって準備しておく
先述した通り、書類提出のスピーディさも企業や代表者の信用性に関わります。貸主によって提出する書類が異なる他、設立間もない企業は別途書類の提出を求められることがあります。書類の提出が遅れると貸主に対する印象が悪くなり、審査に落ちてしまう可能性もあります。移転・入居スケジュールの遅れにもつながるので、必要書類は早めに準備しておき、提出を求められたら速やかに提出するようにしましょう。
・信用できる不動産仲介業者を選ぶ
オフィスの移転や入居は、今後の企業の成長を左右する一大イベントですので、不動産仲介業者も慎重に選ぶ必要があります。取り扱っている物件やオフィス取引の専門性、サポート体制などを見て仲介業者を選びましょう。貸主と借主の仲介を行う営業担当者の交渉力も見極める必要があるでしょう。
・貸主ごとの審査の傾向を知る
大手管理会社がビルオーナーの場合、企業の資本金や帝国データバンクの情報などの数字を見て判断します。一方、地元に根差した中小企業や個人がビルオーナーの場合、ベンチャー企業などに比較的理解がある場合もありますが、長期契約を望むなど、オーナーごとに好みが分かれる傾向にあります。このような貸主ごとの違いを知っておくと、審査で有利になります。

「信用性」を売り込み審査を有利に

オフィス移転や入居で避けては通れない入居審査。資金や書類に問題がなくても、貸主によっては審査に通らない場合があります。いかにして貸主側に信用してもらうかが、審査を通過する大きなポイントになります。

企業の身の丈に合ったオフィス選びをすることも重要ですが、貸主側に対して真摯に対応することや審査の傾向を知ることも審査通過のコツです。今後の企業の成長を左右しかねないので、書類の準備や仲介業者選びなども、慎重に行いましょう。

また、気に入ったオフィスに申し込んだものの、審査に落ちてしまった場合、新たにオフィスを探す必要があります。そのため、審査に落ちてしまった場合に備えて、移転先となるオフィスの候補を複数見ておくのも良いでしょう。様々な予測をしながらオフィス移転を勧めていきましょう。

その他オフィス選びの際の注意すべき点については、オフィス移転時の初期費用や敷金減額サービスなども含め、賃貸オフィスコラムにて掲載しておりますので、下のリンクから是非ご覧ください。

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